Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas
de débito y crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los
cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y
documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.
Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad.
Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos.
Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad.
Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos.
CLASES DE DOCUMENTOS
MERCANTILES
Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una
transacción comercial se puede utilizar para:
- Certificar los registros
contables realizados en libros de contabilidad.
- Probar un hecho desde el punto
de vista legal.
Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo.
Por tal importancia estos documentos son clasificados en:
- Documentos Negociables. Son todos aquellos
documentos que se pueden negociar a través de endosos, descuentos en una
entidad financiera antes de su vencimiento.
- Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.
LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una
persona natural o jurídica dirigida a otra persona también natural o jurídica,
con el objeto de exigir que ésta efectué el pago de una determinada cantidad de
dinero, a una fecha futura fija o determinable.
MODOS DE GIRO DE LETRA
DE CAMBIO
Las modalidades de giro pueden variar según el país donde se practique la contabilidad,
pero los principios siguen las modalidades de:
- A la vista. No se necesita ser
previamente aceptada, solo basta presentar el mismo día de su giro o
cualquier otro día para exigir su pago. No es muy usual hacer uso de esta
práctica.
- A días o meses vista. Esta modalidad tiene la
característica de que el plazo de vencimiento se computa a partir de la
fecha de aceptación de la letra, es decir la fecha en que "a
visto" el aceptante y firmado el compromiso de pagaría.
- A días o meses fecha. En esta modalidad el
plazo de vencimiento se computa desde la fecha en que la letra fue girada.
En este caso se cuentan los días conforme al año civil, es decir
computando los días que tiene cada mes.
- A fecha fija. En esta modalidad se especifica
la fecha de pago en la letra de cambio.
MODELO DE LA LETRA DE
CAMBIO
La letra de cambio puede seguir el siguiente modelo:
El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente manera:
- Valor o importe de la letra de
cambio en números.
- Fecha de emisión de la letra de
cambio.
- Número correlativo de letras de
cambio que emite la empresa.
- Plazo o fecha de vencimiento.
- Letra o Unica.
- Nombre del beneficiario.
- Valor de la letra en forma
literal.
- Recibido.
- Registro del nombre del deudor,
su dirección y teléfono.
- Firma del acreedor.
EL PAGARE
El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o
determinable de dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar
firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago.
Este es un documento privado de crédito, que en su caso puede ser elevado a instrumento público mediante el reconocimiento de firmas y rúbricas antes o después de la transacción.
El pagaré se diferencia de la letra de cambio por:
Este es un documento privado de crédito, que en su caso puede ser elevado a instrumento público mediante el reconocimiento de firmas y rúbricas antes o después de la transacción.
El pagaré se diferencia de la letra de cambio por:
- Incluir la estipulación de
intereses ordinarios y penales.
- No pueden ser girado a la vista
sino:
- A días o meses fecha.
- A fecha fija.
Los pagarés peden ser de diferentes tipos:
- Simple o a sola firma. Este tipo de pagaré está
firmado solamente por el deudor quien garantiza el cumplimiento de la
obligación a la fecha de vencimiento.
- Con garantía personal. Este tipo de pagaré
establece que cuando existe la garantía de otra persona quien en forma
solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer la obligación en la
fecha de vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor.
- Con garantía prendaria. Este tipo de pagaré garantiza
la deuda con una prenda que puede ser vehículos, joyas, títulos de
propiedad, etc.
- Con garantía hipotecaria. Este tipo de pagaré es
utilizado en casos de que exista una garantía hipotecaria como un bien
inmueble, en este caso el acreedor puede gestionar el remate del bien para
recuperar el valor de crédito si no fue satisfecha la obligación en la
fecha de vencimiento.
- Mixto. Este tipo de pagaré es
utilizado cuando existe la combinación de las garantías mencionadas. Como
por ejemplo: el crédito se otorgue con garantías personales y prendarias.
FORMATO DE UN PAGARE
El formato de un pagaré puede tomar el siguiente modelo:
Para el llenado del pagaré se procede de la siguiente manera:
- Importe en cantidad de la
deuda.
- Nombre completo del deudor.
- Fecha de vencimiento de la
obligación.
- Nombre del beneficiario o
acreedor.
- Importe literal.
- El porcentaje de interés
ordinario.
- El porcentaje de interés penal
en caso de mora.
- Nombre del garante.
- Fecha de emisión del pagaré.
- Firma del deudor.
- Firma del garante.
EL CHEQUE
El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe ser
pagado contra presentación del cheque en cajas de Bancos.
Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su nombre en forma parcial o total de los fondos depositados en poder del librado o Banco.
Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su nombre en forma parcial o total de los fondos depositados en poder del librado o Banco.
CARACTERISTICAS DEL
CHEQUE
El cheque tiene las siguientes características:
- El cheque debe tener fondos
disponibles. El
girador debe tener, fondos depositados y disponibles en el Banco girado o
haber recibido de éste autorización para girar cheques en virtud de una
apertura de crédito.
- El cheque se puede girar por
dos modalidades:
- Al portador.
- Nominativa. Es decir a la
orden de una persona natural o jurídica.
FORMATO DE UN CHEQUE
Por lo general el cheque tiene el siguiente formato:
En la emisión de cheuqes se deben cumplir con los siguientes requisitos:
- Cantidad en cifras.
- Fecha de emisión del cheque.
- Nombre del beneficiario.
- Cantidad en letras.
- Firma del girador o librador.
- Número del cheque.
- La clave o número de cuenta.
EL RECIBO
El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita
haber recibido de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en
especie y sirve de comprobante de pago.
Existen varios tipos de recibos, entra las más importantes tenemos los recibos de:
Existen varios tipos de recibos, entra las más importantes tenemos los recibos de:
- Recibo de Caja de Ingreso.
- Recibo de Caja de Egreso.
- Recibo de Alquiler.
- Recibo de Depósito en cuenta
corriente.
- Recibo de Depósitos en garantía.
- Recibo de Depósitos en
custodia.
- Recibo de Depósito a plazo
fijo.
- Recibo de Depósito judicial.
RECIBO DE CAJA DE
INGRESO
Es un documento que se emite para respaldar la recepción de efectivo o
cheque por ventas al contado, cobranzas al cliente y otros deudores.
El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente estructura:
El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente estructura:
Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la
correlatividad de los mismos.
La emisión se efectúa de la siguiente forma:
La emisión se efectúa de la siguiente forma:
- Importe en numeral.
- Nombre de quién se recibe el
efectivo o cheque.
- Importe en literal, tachando lo
que no corresponde.
- Una breve descripción del pago.
- Número del cheque y el banco.
- Lugar y fecha de emisión.
- Firma de cajero, en señal de
haber recibido conforme.
RECIBO DE LA CAJA DE
EGRESO
Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes
y servicios al contado o pago de deudas de la empresa.
El formato de los recibos de caja de egreso pueden seguir la siguiente estructura:
El formato de los recibos de caja de egreso pueden seguir la siguiente estructura:
Los recibos deben ser pre numerados y deben emitirse respetando la
correlatividad.
La emisión se efectúa de la siguiente forma:
La emisión se efectúa de la siguiente forma:
- Importe en numeral.
- Nombre del beneficiario a quién
se paga el efectivo.
- Importe en literal, tachando lo
que no corresponde.
- Una breve descripción del pago.
- Lugar y fecha de emisión.
- Firma del cajero en señal de
haber pagado conforme.
- Firma del beneficiario.
RECIBO DE ALQUILER
Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueño de
casa, por el dinero que recibe del inquilino.
El formato del mencionado recibo sigue el siguiente modelo:
El formato del mencionado recibo sigue el siguiente modelo:
RECIBO DE DEPOSITO EN
CUENTA CORRIENTE
Es un documento que firma y sella la entidad financiera, como constancia de
haber recibido una determinada cantidad de dinero dentro una transacción
realizada a alguna cuenta corriente o caja de ahorros de la empresa. Estos
fondos son de libre disponibilidad del depositante, quien puede retirar en
forma parcial o total mediante el giro de cheques o a través de cajeros
automáticos que todos los bancos tiene este servicio.
RECIBO DE DEPÓSITO A
PLAZO FIJO
Este documento mercantil es emitido por el Banco, que especifica el plazo
del depósito que puede ser de 30, 90, 360, etc. días y la tasa de interés que
reconoce el Banco.
En este tipo de depósitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de interés.
El depósito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital más intereses.
En este tipo de depósitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de interés.
El depósito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital más intereses.
RECIBO DE DEPOSITOS EN
GARANTIA
Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber recibido
valores, títulos de propiedad, etc. como garantía de un préstamo otorgado, de
modo que la devolución se efectuará una vez satisfecha la deuda tanto en
capital como intereses devengados hasta la fecha de vencimiento.
RECIBO DE DEPOSITO EN
CUSTODIA
Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado
como constancia de haber recibido valores, joyas, documentos y otros, las que
serán devueltas al término del tiempo establecido previo pago de una comisión.
RECIBO DE DEPÓSITO
JUDICIAL
Este documento es la constancia del depósito que se efectúa en una entidad
financiera por orden del Juez. Para su retiro se requiere el endoso de la misma
autoridad.
LA FACTURA
La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga un
vendedor al comprador por la venta de bienes y servicios, con detalle de los
bienes y servicios vendidos, precios y condiciones. La factura representa para
el adquiriente la prueba de propiedad de los bienes o servicios comprados,
desde el punto de vista contable esto permite:
- Registrar en los libros el motivo del ingreso de
efectivo o la constancia de una cuenta por cobrar para el vendedor.
- Establecer la causa de un
desembolso de
efectivo o cheque que respalda el nacimiento de una obligación, para el
comprador.
- Se utiliza para fines
estadísticos y
para el control del movimiento de las mercaderías y cuentas por cobrar.
